視訊會議讓您與同事、合作夥伴與客戶，可不受地區與場地的限制進行會議。在疫情的影響下，遠距視訊會議被廣泛使用，除了降低接觸風險，甚至節省了交通的時間與費用。但遠端視訊的直接互動，還是不及實體參與。讓我們來了解線上會議的特性及注意事項。不再讓會議時間拖更長、開完會甚至有聽沒有懂，反而花更多時間做後續溝通。
該怎麼讓視訊會議開得順利、更有效率？我們可從前置準備、分享操作，甚至是會議規則來了解。BXB 卡訊電子整理出 5 個訣竅：
挑選合適的會議空間
連入視訊會議前，在不同環境下，除了確保環境整潔，還有哪些會影響收音狀況與拍攝的呈現呢？現場是否過於空曠，或有過多的玻璃材質 ？這些都容易產生回音。安裝視訊設備時，除了注意光源是否充足，也要注意是否容易背光與反光。尤其是會議室的配置，不論大小與方向，都會影響線上線下的參與！
穩定軟硬體與資安環境
視訊軟體之前我們有做過《４款線上視訊會議軟體比較、硬體搭配推薦》的完整介紹，歡迎參考此篇文章。再來是硬體設備，熟悉會議設備與事先測試，都相當重要！務必先檢查當前的網路連線狀況，盡量維持穩定的網路速率與較高的頻寬支援，才能有更即時互動的影音傳輸；若網路連線品質不佳，對視訊會議的協作效率將大受影響。最後是資訊安全的考量，我們整理了五個建議，供您參考：
(1) 設定進入會議密碼 (2) 不要在公開平台上分享會議資訊 (3) 善用主持人功能 (4) 慎用檔案傳輸功能 (5) 保持更新到最新版本 。這些小技巧可幫助企業或個人使用獲得更好的資安使用體驗。
活用延伸與共享畫面
視訊會議最大的問題就是無法面對面，沒辦法看到實體的資料，所以資料共享檢視即非常重要。在會議中分享簡報與文件檔，可能會讓同事看到與會議無關的內容，除了登出個人的通訊軟體之外，您一定要知道的三種畫面分享方式： (1) 單一視窗分享 (2) 單一分頁分享 (3) 整個桌面分享。請務必在開會前演練過報告的簡報素材，以及怎樣的螢幕分享方式對您來說操作最方便。
看得清楚、聽得明白
為了有更理想的視訊操作與會議感受，視訊鏡頭與顯示器擺放的位置相當重要。要讓對方感受到你的誠懇，注意要將眼神對焦在鏡頭上，眼睛與鏡頭處在同一高度。除了光的方向和亮度會影響畫面的明暗度，如果有戴眼鏡，需注意鏡片有無反光。
最後是收音的部分，多人連線時，聲音來源會很多很複雜，同時講話時，會聽不清楚而降低開會效率，甚至會有尖銳的回音產生。因此，只要是兩人以上的線上會議，建議挑選「心型指向性麥克風」。這類麥克風只針對正前方人聲來收音，不會收入周遭異音而造成干擾（像是其他與會者的私語聲、擴音喇叭聲），讓講者的聲音更清楚。
制定順暢的秩序與規則
視訊會議容易發生多人同時說話、某人偏離主題、會議超時等問題。可制定一些發言規則，像是發言前必須做出手勢、規定每個人發言的時間並提醒，這樣可避免混亂或是沒效率的會議。此外，線上會議容易讓大家沒有參與感，所以主持人的角色相當重要。開場前的說明、流程的掌握、分配每個人發言的主題或項目（至少一項為佳，可於會議前先通知），讓大家都有參與感，也能透過事前準備讓與會者更專心。最後一定要注意的是「提前加入會議」，讓會議進程更順利，這也會影響個人與公司的觀感。
最完善的視訊會議解決方案
BXB 卡訊電子 30 年來不斷變革及創新，已成為國內為會議系統、廣播系統的第一領導品牌。智慧辦公已逐漸發展，讓同事之間協作更為輕鬆，實踐更即時的資訊交流。除了上述提到的五個訣竅之外，卡訊的解決方案，讓您的會議空間有更完善的配置，單一平台有效管理、絕佳的軟硬體整合、協同合作提升效能，為工作者賦能，帶來前所未有的辦公環境。
視訊會議最大挑戰就是讓人保持專注度，但只要掌握以上幾個要點，就能讓會議更簡單、更有效率。好的會議呈現，也會獲得更佳的企業形象與口碑。
若您對以上內容、會議系統的相關問題、會議需求諮詢與客製方案，或是卡訊會議設備報價，歡迎留下您的聯絡方式及需求，我們將立即為您提供專業服務。
